Newsletter: um guia para iniciantes

Quando uma empresa decide investir na criação de uma newsletter, certamente é porque ela deseja oferecer ao público uma maneira mais fácil e direta para receber notícias e conteúdo de grande valor. A newsletter vai um pouco além do tipo de conteúdo que as empresas produzem no site e no blog corporativo, além de se diferenciar também da assinatura simples do feed RSS.

Se você chegou até este texto, provavelmente já deve ter certeza de que investir em uma newsletter só trará benefícios à sua empresa, além de aumentar consideravelmente o tráfego orgânico do seu site/blog.

Mas talvez você ainda esteja se perguntando:

Por que devo criar uma newsletter para a minha empresa?

A resposta é curta e simples: conseguir uma boa lista de e-mails!

Ao oferecer este serviço aos usuários e pessoas que têm interesse em seguir sua marca, você está dando a si mesmo a oportunidade de capturar inúmeros e-mails para alimentar sua lista de contatos. E isso é algo que simplesmente não é possível através da assinatura do feed RSS.

É importante conseguir esses endereços de e-mail porque:

1. É uma ótima maneira de se comunicar com seus seguidores em um nível de intimidade maior e mais próximo. Em geral essa lista de e-mails contém pessoas que possuem interesse na sua marca e querem receber conteúdos novos e relevantes direto na caixa de entrada.
2. Uma lista de e-mail nunca morre ou simplesmente desaparece. Em outras palavras, se você possui uma boa lista, sempre existirá uma maneira de se comunicar com seu público. Os blogs e sites podem acabar com o passar do tempo. Sua lista de e-mail, jamais. A probabilidade de que esses endereços de e-mail mudem é baixa e sua empresa poderá investir em estratégias que mantenham o público informado sobre as principais mudanças e novidades do seu negócio.
3. É onde está o dinheiro.

Em relação ao número 3, é possível que você já tenha ouvido essa expressão: “o dinheiro está na lista”.

Ela é bastante usada pelos bons marketeiros de plantão, lá atrás, desde o nascimento do e-mail. No entanto, é preciso ter muito cuidado se sua intenção é ganhar dinheiro usando a sua lista de e-mail.

Assim como em qualquer outra plataforma de marketing (blog, Twitter, Facebook, etc.), se sua empresa focar apenas em “ganhar dinheiro”, ela poderá perder a credibilidade e o respeito dos seguidores.

Por isso, foque-se em ajudar e informar aqueles que se disponibilizaram a seguir sua empresa através dessa newsletter e faça um trabalho de marketing de relacionamento impecável com cada um deles.

Produzir conteúdo de qualidade frequentemente e ajudar seus assinantes deve ser a prioridade de qualquer empresa que deseja investir em uma comunicação através de newsletter. Se você seguir por esse caminho, não há dúvidas de que o dinheiro será uma consequência real e palpável no dia a dia da empresa.

Aprenda agora mesmo quais são os 12 passos fundamentais que toda empresa precisa saber a respeito da criação de uma newsletter de sucesso.

Vamos lá?

Qual é a diferença entre a assinatura RSS e a newsletter ?

Esta é realmente a pergunta mais comum que ouvimos por aí.

A assinatura RSS é uma maneira para que seus leitores consigam assinar os posts do blog da sua empresa (apenas os posts), recebendo essas atualizações através do e-mail. Ela funciona como um lembrete para o usuário de que há conteúdo novo para ele ler, mas não cria aquela conexão que você tanto precisa para manter sua audiência próxima à sua marca.

Esta atividade é conveniente para algumas pessoas, especialmente para quem trabalha muitas horas por dia e quer acompanhar seus sites favoritos, já que muitos são incapazes de usar um leitor de feed RSS padrão.

Já a assinatura da newsletter é uma forma completamente separada de assinar conteúdo, personalizada e preparada para atender às necessidades da sua audiência.

Com ela, a empresa em questão tem a capacidade de enviar e-mails a seus assinantes quando quiser. A newsletter é mais pessoal e íntima para se comunicar com aqueles que realmente querem ouvir de você. Além disso, as empresas podem utilizar este meio para vender (não de forma desenfreada) produtos e serviços.

A newsletter é uma ótima fonte de tráfego para o blog ou site da empresa. Pense que as possibilidades são infinitas e que se você souber aproveitá-las terá em mãos uma grande ferramenta de relacionamento com leads e clientes.

Estabelecendo seu caminho para uma newsletter de sucesso

Este guia tem a finalidade de ajudar você a criar newsletters incríveis que permitirão que sua empresa se comunique regularmente com seus clientes e potenciais clientes. Em média, é recomendado enviar pelo menos uma newsletter por mês, a fim de que essa periodicidade ajude sua empresa a interagir e construir um relacionamento firme e duradouro com seus assinantes. Contudo, você pode aumentar a frequência de envio caso sinta que seu público espera por isso ou à medida que você crie conteúdos relevantes para o blog ou site da empresa.

Objetivo: compartilhar conteúdos relevantes e informativos aos assinantes, a fim de que eles se informem sobre a marca e cliquem nos call-to-actions espalhados pela newsletter.

Preparação para o passo #1: Otimizar e separar sua lista de e-mails

Primeiro de tudo, você precisa segmentar a lista de e-mails que a empresa já possui.

Faça isso em diferentes grupos, a fim de garantir que cada grupo receba conteúdo relevante. Não se esqueça de que sua intenção não é a de vender excessivamente, e sim que eles recebam conteúdos fresquinhos e que possam até mesmo compartilhar seu conteúdo com outras pessoas.

Procure separá-los em segmentos, onde cada um tenha um nome. Por exemplo: leads, clientes, boletim e potenciais clientes. Dentro destes grupos, ainda é possível aumentar o nível de detalhe, separando-os por histórico de interações, conteúdos mais acessados e necessidades detectadas, o que vai permitir que você personalize ainda mais o contato.

Depois disso, é hora de definir as expectativas e o que cada um desses grupos espera receber, a fim de que a empresa não dispare newsletters para o grupo errado.

As expectativas que você deve definir incluem:

• Por que eles devem se inscrever na newsletter da minha empresa?
• Quantos e-mails eles irão receber?
• Quando irão receber?
• Que tipo de assuntos serão abordados na newsletter da empresa?
• Qual será o endereço de e-mail que os assinantes receberão a newsletter da empresa?
• Como posso gerar valor para eles com essa newsletter?

Uma vez que você define essas expectativas da maneira certa, com certeza sua empresa reduzirá as chances de algum desses contatos se assustarem com conteúdos inadequados ou desinteressantes, cancelando a assinatura de sua lista.

Respeite a privacidade dos seus contatos

É muito importante que a empresa respeite a privacidade dos usuários, pois dessa forma eles sempre continuarão sendo assinantes ativos. Nunca venda ou passe informações dos seus contatos para terceiros. Para que eles estejam seguros disso, crie um documento a respeito da política de privacidade adotada pela sua empresa, que eles possam imprimir e ler, caso necessário.

OBS: sempre honre o pedido de cancelamento de assinatura por parte do usuário, no máximo em até 10 dias úteis. Isso garante que você cumpra a lei CAN-SPAM. No rodapé da sua newsletter, inclua sempre o nome completo da empresa, endereço e link de cancelamento de assinatura em negrito.

Passo #1 – Reúna todo o conteúdo disponível

A chave para uma newsletter de sucesso é fazer uma boa curadoria de conteúdo. Utilize o conteúdo que você criou no mês para colocar na sua newsletter, selecionando os temas que mais interessam para o seu público-alvo e que vão te ajudar a atingir os objetivos propostos no planejamento de marketing.

Por exemplo, se o seu objetivo é fazer com que seus leads conheçam um novo produto ou serviço, selecione os conteúdos que podem despertar esse interesse naturalmente, sem a pressão dos e-mails marketing comerciais.

Entenda que, nesta fase inicial, você quer obter o maior número possível de pessoas acessando sua newsletter, portanto, seja relevante e diversifique os formatos de conteúdo, explicitando na mensagem o que o lead está prestes a ver: se um blog post, um infográfico, um webinar, um vídeo, um e-book, etc.

Passo #2 – Determine quais serão os objetivos e metas

Agora que você já entende qual é o objetivo inicial da criação de uma newsletter, é preciso que também haja um objetivo/meta primordial, alinhado à sua estratégia global de marketing.

Ter em mente quais são os resultados que você espera com o envio da newsletter é fundamental para que você possa mensurar a efetividade da sua estratégia.

Por exemplo, você quer aumentar seu número de leads, promover um evento, vender um determinado produto ou aumentar o número de acessos ao site da empresa?

Com esse tipo de informação, você poderá determinar que tipo de ação o destinatário deverá realizar. Você prefere que os assinantes abram sua newsletter e logo de cara já respondam a uma pesquisa ou prefere que eles cliquem em uma call-to-action e sejam redirecionados para o blog da empresa?

Esse segundo passo diz respeito à maneira com que você irá distribuir o conteúdo no corpo da newsletter. Coloque o que é mais importante na parte superior do e-mail, e em seguida coloque por ordem de prioridades, até que todo o corpo da newsletter tenha sido preenchido. Assim você atingirá seus objetivos conforme o planejado.

Passo #3 – Faça uma projeção da sua newsletter

Crie um modelo para sua newsletter que possa ser utilizado durante todo o ano, a fim de definir uma identidade visual para sua comunicação.

É importante mudar o design apenas uma vez por ano, geralmente após o Ano Novo, como forma de inovar a comunicação e manter o interesse da sua audiência. Mensalmente sua empresa pode mudar questões relacionadas a cores e imagens, a fim de que a newsletter não fique obsoleta, mas tome cuidado para não descaracterizar a comunicação da sua empresa mudando demais os elementos de uma única vez.

Certifique-se de manter seu negócio/marca sempre em mente na hora de elaborar o esquema das cores e o design, lembrando sempre que menos é mais em uma newsletter. Ou seja, poucas, mas relevantes informações.

Ao criar o HTML, atente-se sempre aos espaços em branco: eles serão grandes aliados. Afinal, eles ajudam os leitores a encontrar com maior facilidade os conteúdos e evidencia os call-to-actions presentes na newsletter.

“De quem” Nome e Endereço

O campo “De” nome e endereço de e-mail deve ser consistente. Por exemplo, o “de” poderia ser configurado como “Hubspot Mensal” (sempre lembrando que o nome da sua empresa deve ser combinado ao endereço de e-mail, por exemplo newsletter@(nome da empresa).com.

Dica: nunca envie sua newsletter a partir de e-mails com endereço @noreply, @vendas, @marketing e etc. Estes endereços geralmente são pegos pelos filtros de spam, além de serem pouco pessoais, comprometendo seu objetivo de travar um relacionamento com sua audiência. E a ideia da newsletter é torná-la o mais pessoal possível, como se sua empresa estivesse tendo uma conversa bem informal com os assinantes.

Texto Simples

Para atingir o maior número de leads é necessário criar duas versões para sua newsletter: uma versão apenas de texto do seu e-mail marketing e uma versão em HTML. A versão em HTML é aquela que vem com as imagens e todo o layout da mensagem. A versão em texto é para que você consiga atingir aqueles usuários que possuem conexões lentas, onde não carregam as imagens, ou para provedores de e-mail (como os corporativos) que não aceitam mensagens com imagens. Desta forma não tem erro, você garantirá sucesso total na entrega da sua newsletter.

Passo #4 – Defina o tipo de conteúdo

É preciso criar uma estratégia convincente e atrativa de como os assuntos serão abordados na newsletter da sua empresa.

Isso fará com que você teste cada opção para ver qual funciona melhor para o seu público. Procure elaborar uma linha editorial convincente para cada uma das newsletters que a empresa envia.

No entanto, elabore algo que permita ao usuário saber logo de cara que se trata da newsletter da sua empresa. Por exemplo, “Aprenda como ter um blog de sucesso: newsletter da Rock Content”. Basta adaptar o modelo para o nome/marca da sua empresa.

Além disso, você também poderá abordar um assunto genérico que será reconhecido imediatamente por todos que recebem o e-mail da empresa. Desta forma será possível definir exatamente a expectativa dos assinantes, com base no nível de interesse e na linha editorial que a empresa definiu.

Não esqueça que seu objetivo maior é o de educar seu público, portanto, mantenha 80% de conteúdo educativo e 20% de conteúdo promocional.

Passo #5 – Corpo e conteúdo da newsletter

Cada uma das newsletters que sua empresa criar deve conter:

• Ícones de todas as redes sociais na parte inferior do e-mail marketing.
• Uma pequena tabela de conteúdo na parte superior da newsletter, onde cada item da tabela recebe um link para redirecionamento para o site/blog da empresa.
• Certifique-se de enviar a newsletter para uma página no site da empresa, contendo um link na parte superior do e-mail que diz “Exibir no navegador”. Isso é muito importante caso alguns assinantes não aceitem cookies.
• Além disso, é importante limitar a quantidade de conteúdo principal, a fim de que não passe o limite de 5 conteúdos diferentes.

Aqui estão alguns exemplos de conteúdos que sua empresa poderá abordar na newsletter:

• Artigos do blog da empresa
• White papers, guias, listas de verificação
• Estudos de caso, depoimentos em vídeo
• Promoções, cupons
• Anúncios da empresa
• Próximos eventos e webinars

A intenção da sua newsletter é fazer com que o conteúdo nela contido redirecione os assinantes ao site/blog da empresa, a fim de que eles tomem algum tipo de ação, que geralmente estão representadas nos call-to-action.

Cada um dos conteúdos deve apresentar um call-to-action diferente e um link que enviará os usuários diretamente para o site/blog da empresa.

É importante que você limite a quantidade de conteúdos não-educativos na sua newsletter.

Dica: um bom lugar para esse tipo de conteúdo não-educacional é na barra lateral ou na parte inferior da newsletter.

Linha de assunto

O assunto da sua newsletter é o que vai captar a atenção do leitor por primeiro, portanto, seja criativo na hora de definir a chamada principal. É possível inserir caracteres especiais na linha de assunto, mas lembre-se de ser claro e objetivo na sua proposta.

Evite inserir palavras que são monitoradas pelos filtro anti-spam, como “promoção”, “desconto”, “oferta” e afins, pois sua mensagem pode ser bloqueada.

Fonte

A fonte deve ser um dos modelos utilizados na web, como Times New Roman, Georgia, Tahoma, Arial, etc, para que sua newsletter seja lida por qualquer pessoa, em qualquer dispositivo. Caso você queira utilizar uma fonte especial, salve-a como imagem, para evitar que desconfigure sua mensagem no momento do envio.

Links

Sempre inclua um link logo na primeira ou na segunda frase da newsletter, para aumentar as chances de que o usuário vá direto para o seu site ou blog.

Não se esqueça também que a tabela de conteúdo deve ligar diretamente aos conteúdos presentes no blog da empresa. Coloque em negrito alguns desses links, pois eles ajudarão a aumentar a taxa de cliques para o site e para o blog.

Cada um desse links no corpo da newsletter deve conter um identificador que será responsável por mensurar quantas pessoas realmente clicaram nele e foram direcionadas para uma landing page (aquela em que você faz uma oferta ao usuário).

Lembre-se de inserir links completos, como www.minhaempresa.com.br/blog ao invés de hiperlinks, pois estes podem ser bloqueados pelo provedor de e-mail, comprometendo sua estratégia de marketing.

Imagens

Certifique-se que sua empresa está incluindo menos de 10 imagens no corpo da newsletter, pois isso evitará que ela seja pega pelo firewall ou pelo spam, sem contar que quanto mais imagens seu e-mail tiver, mais pesado para carregar ele se tornará.

Os e-mails que possuem um número menor de imagens têm maior chance de não serem marcados como spam, assim como também ficam mais leves e podem ser abertos em qualquer dispositivo sem maiores problemas.

Não se esqueça de que cada imagem deve estar associada a um call-to-action, a fim de que os usuários possam clicar na imagem e serem redirecionados para o site ou blog da empresa.

Dica: cada uma das imagens deve ter uma frase de texto alternativo (alt text) descritivo, pois caso os destinatários não aceitem imagens, o texto alternativo transmitirá o que a imagem quer dizer.

Personalizar

Uma ótima estratégia que aproxima a empresa com o assinante é você colocar o nome da pessoa logo na primeira linha da newsletter, como se a newsletter fosse feita especialmente para ela. Além de chamar a atenção, essa atitude simples cria identificação com a marca, aumentando o tempo de leitura e as probabilidades de o destinatário clicar nos links enviados.

Experimente também adicionar o nome da empresa na linha “assunto” para ressaltar a origem da mensagem. Se a pessoa estiver esperando pelo seu e-mail, ficará mais fácil de se localizar.

CAN-SPAM

Por lei, você deve incluir o nome da empresa, endereço e um link em negrito para o cancelamento da assinatura da newsletter, a fim de cumprir a lei CAN-SPAM, que garante este direito a todas as pessoas que assinam sua newsletter.

A lei garante ao destinatário o poder de decisão sobre receber ou não sua newsletter, mas isso não significa que você deva fazer isso só para evitar complicações. Respeitar a vontade dos seus leads e clientes é o primeiro passo para que você estabeleça um relacionamento forte e duradouro com sua audiência.

Passo #6 – Assinatura do e-mail / Rodapé

A assinatura do e-mail deve ser coerente como no campo “de” (nome do e-mail). É importante assinar o e-mail e incluir quaisquer outras informações que a empresa julgar necessário e que possa ser útil para os assinantes, como telefone, o nome de um representante da empresa ou outras formas de contato.

Dica: este é um ótimo lugar para adicionar ícones de mídias sociais, a URL do blog da empresa ou anúncios dos próximos eventos ou produtos.

Passo #7 – Testando sua Newsletter

Para garantir os melhores resultados, você deve enviar o e-mail para todos os funcionários da empresa, a fim de averiguar se a newsletter não será filtrada e pega por nenhum filtro de spam.

Delegue a função a algum funcionário e peça para que ele revise todo o conteúdo do e-mail e clique em cada um dos call-to-action do corpo da newsletter.

Faça um feedback e corrija erros gramaticais, textos e imagens confusas, ofertas desalinhadas, etc.

É de extrema importância que você envie o e-mail para 10% de toda a lista de contatos da empresa e aguarde as reações para garantir que tudo está ocorrendo de forma alinhada e correta.

Em seguida, envie para os 90% restantes. Afinal, temos certeza de que você não quer enviar uma newsletter com erros gramaticais, imagens ausentes ou links quebrados e que não levam ninguém a lugar algum.

Passo #8 – É hora de enviar sua newsletter

Dê uma última conferida em todos os textos, imagens, links e certifique-se de que tanto a versão HTML quanto a versão de texto estão definidas corretamente. É só depois de conferir os quatro cantos da sua newsletter que ela deve chegar às caixas de entrada dos seus assinantes.

Tudo certo? Então é hora de enviar sua newsletter para seus assinantes!

Passo #9 – Ouça e responda cada um dos seus assinantes

Não pense que o trabalho acaba a partir do momento que sua empresa envia a newsletter para a lista de contatos.

Agora seu outro objetivo é construir um relacionamento firme e duradouro com sua lista de assinantes. E nem pense em dar mole. Você precisa ter certeza de que alguém está respondendo aos questionamentos feitos pelos usuários, de preferência de quem geralmente faz o envio da newsletter.

A regra é nunca deixar um cliente ou assinante sem reposta, pois dessa maneira eles se sentem subestimados e provavelmente nunca mais procurarão a empresa. Seus assinantes querem um tratamento único, especial, de forma que a relação entre vocês possa se estender por longos anos.

Fique atento e não pise na bola com seu bem mais precioso: o seu cliente!

Dica: responda a dúvidas, questionamentos, sugestões ou quaisquer outras coisas em tempo hábil e não se esqueça de manter uma boa relação com cada um dos assinantes.

Passo #10 – Mensuração dos resultados

Uma das tarefas mais importantes é medir o resultado de todos os esforços, a fim de que sua empresa possa criar estratégias de relacionamento e conteúdo ainda mais eficazes para os próximos meses. Potencializar os resultados depende de como você coleta e interpreta os dados que são registrados a partir de cada interação dos seus leads com sua newsletter.

O que sua empresa deve mensurar?

• Total de cliques recebidos durante determinado período de tempo;
• Quais são os conteúdos mais populares entre os assinantes;
• Número total de seguidores;
• Número total de cancelamentos de assinatura;
• Picos de tráfego no site/blog da empresa;
• Atividades nas mídias sociais;
• Aumento de seguidores em mídias sociais.

Os dados abordados acima só poderão ser realmente verificados caso você invista em uma ferramenta de mensuração de dados para newsletter, como por exemplo a própria Hubspot, newsletter2Go ou até mesmo ferramentas gratuitas como Mailrelay e Litmus.

Uma boa ferramenta para newsletter deve unir, pelo menos, as principais funcionalidades para que sua empresa possa desenvolver uma campanha de e-mail marketing de sucesso, tais como:

• Criar uma newsletter de maneira ágil;
• Gerenciar toda a lista de contatos e e-mails cadastrados;
• Envio seguro da newsletter;
• Índices, gráficos e relatórios para monitoramento e análises.

Dessa forma sua empresa economiza tempo e outros recursos na hora da criação da newsletter.

Passo #11 – Testar e renovar

Mensurar os dados é também o ponto de partida para que você experimente novas estratégias e conquiste ainda mais adesão à sua newsletter. Com base nas descobertas feitas, você pode criar testes A/B para verificar quais são os elementos que trazem melhores resultados dentro da sua newsletter.

O que você pode testar?

• Localização de links e calls to action;
• Tipos e tamanhos de imagens;
• Links destacados ou inseridos no texto;
• O tipo de personalização da mensagem;
• Cores e fontes;
• Linhas de título e subtítulos;
• Horário de envio da newsletter;
• Quantidade de informações.

Os testes A/B servem para que você identifique com maior precisão aquilo que é mais atrativo para o seu público e desta forma construa newsletters cada vez mais alinhadas às necessidades dos seus leads. Mas é importante determinar um período de análise, como uma semana, para verificar as reações e obter dados seguros sobre o comportamento dos destinatários em relação a cada mudança realizada.

Passo #12 – Seja constante e coerente

Por fim, nada de enviar uma newsletter hoje e outra daqui a três meses. Se você quer desenvolver um relacionamento verdadeiro com seus leads e clientes, precisa se manter constante e coerente na sua proposta de gerar valor para sua audiência com conteúdos relevantes.

Programe-se com antecedência para não falhar no dia de envio da newsletter. Nada pode comprometer sua performance, portanto, tenha os conteúdos selecionados com antecedência, mantenha o modelo da newsletter salvo e delegue a tarefa de preparar tudo a alguém responsável e comprometido.

Sua empresa só tem a ganhar com a Newsletter

Agora você chegou ao fim. Sabemos que a leitura foi grande e longa, mas a intenção foi a de realmente criar um pequeno guia passo a passo para todas as pessoas que estão interessadas em criar uma newsletter. Investir neste tipo de estratégia requer tempo e muita dedicação, mas, sem dúvida, pode alcançar resultados que você nunca imaginou que sua empresa poderia alcançar.

Antes de tudo, faça um planejamento estratégico de todas as ações, assim como abordamos em cada uma das etapas deste post, para só depois começar a enviar sua newsletter fresquinha para sua base de contatos.

Lembre-se que paciência, persistência e estar acompanhado de um bom time é a chave para qualquer negócio ser bem-sucedido.

E você? Será que ainda tem dúvidas a respeito deste conteúdo ou quer fazer alguma consideração interessante sobre outras estratégias para desenvolver uma newsletter de sucesso?

Sinta-se à vontade e deixe seu comentário no campo abaixo. Ele será muito bem-vindo e poderá nos ajudar a deixar nossos materiais cada vez mais completos para todos.

Até a próxima!